Część    III    -    Omówienie   niektórych   dokumentów   księgowych  

                                                            §  18

1.  Dokumenty    kasowe   i  bankowe

1.1.       Czek gotówkowy  -   jest   drukiem  ścisłego  zarachowania  .
             Ewidencjonuje  się  go  w  księdze  druków ścisłego zarachowania  po pobraniu
             z banku . Wypełniany  jest  zgodnie z obowiązującymi  zasadami  w  banku .    
             Podpisywany jest  przez  osoby  do  tego  upoważnione, posiadające  złożony  wzór 
             podpisu  w  banku . Na  czeku   nie  są   dozwolone  poprawki , skreślenia   ,      
             wymazywania .W  przypadku  pomyłki  w  jego  wypełnieniu  blankiet  należy 
             anulować  w sposób  omówiony  w   części  dotyczącej  druków ścisłego   
             zarachowania .            
             Osoba  otrzymująca   czek  do  realizacji  winna   pokwitować jego odbiór
             w  książce druków  ścisłego zarachowania . Po otrzymaniu  wyciągu  bankowego
             suma  podjęta  czekiem  wynikająca  z  tego  wyciągu  podlega  sprawdzeniu
             przez   pracownika  pionu  finansowego z  kwota  ujętą  w  raporcie  kasowym.
1.2.      Czek  rozliczeniowy –   jest  drukiem  ścisłego  zarachowania .Ewidencjonuje się go
            w  księdze  druków  ścisłego  zarachowania  po  pobraniu  z  banku . Sposób 
            wypełniania    czeku  , jak   również  anulowania   czeku   jest  taki  sam  jak 
            przy  czeku  gotówkowym. Wydanie  czeku  osobie  upoważnionej  następuje  
            wyłącznie za  pokwitowaniem .Wręczony wierzycielowi czek na określoną kwotę      
            musi  być   potwierdzony  przez  bank w  miejscu  do  tego  przeznaczonym .
1.3.      Dowód  wpłaty  - KP  – kasa przyjmie –   jest  drukiem  ścisłego zarachowania.
            Podlega  ewidencji  w  księdze  druków  ścisłego zarachowania . Jest  to druk 
            znormalizowany . Dowód  wystawiony  jest  w  trzech egzemplarzach , z  których          
            jeden  ( oryginał) jest  wręczony  wpłacającemu jako  dowód  wpłaty , kopia  
            dołączona jest do  raportu kasowego ,zaś  trzeci  pozostaje  w   bloku do rozliczenia  
            i  kontroli . Dowód  jest   wystawiony  przez  kasjera . W przypadku  dokonania  
            pomyłki  przy  wypełnianiu  należy  anulować  wszystkie  egzemplarze i pozostawić  
            w  bloku .Dowód  wpłaty  ujmuje  się  na  bieżąco w  raporcie  kasowym.
            W  przypadku  prowadzenia  kasy  przy  zastosowaniu  programu  komputerowego
           wydruki  winny być stosowane  jak  przewiduje  program .
1.4.     Dowód  wypłaty   - KW – kasa wypłaci – jest  drukiem  ścisłego  zarachowania .
           Ma postać  druku  znormalizowanego .Wystawiany jest  przez  pracowników  KS  
           jako  dowód  zastępczy ( np. nie  podjęta  płaca , do  której  był wystawiony dowód    
           źródłowy  zatwierdzony  do  wypłaty  przez  upoważnione   osoby ) oraz  jest  
           akceptowany  przez   Skarbnika  lub  zastępcę  skarbnika  albo  przez  upoważnione  
           osoby . Dowód  wystawia  się  w  dwóch egzemplarzach . Oryginał  podpisuje  osoba  
           pobierająca  należność  z  kasy  oraz kasjer . Oryginał  jest  dołączony  do  raportu  
           kasowego . Kopia  pozostaje  w  bloku  do  rozliczenia  i  kontroli .
           Po  zrealizowaniu  dowód – KW -  na  bieżąco  ujmowany  jest  w  raporcie  kasowym.
          W  przypadku  prowadzenia   kasy  przy  zastosowaniu  programu  komputerowego
          wydruki  winny  być  stosowane  jak  przewiduje  program .

1.5.     Kwitariusz   przychodowy  -  K 103 –  jest  drukiem  ścisłego  zarachowania .
           Ma  postać druku  znormalizowanego . Wypełnia  go  kasjer  lub upoważniona 
           osoba przy  przyjmowaniu  wpłaty  gotówki do  kasy  przy  wpłatach  jednorodnych   
           oraz   przyjmowania  wpływów  z  tytułu  należności  nie  ujętych uprzednio 
           na  kontach  rozrachunkowych ( dochody  nie przypisane ).
           Oryginał dowodu wręcza się  wpłacającemu .Pierwszą kopię  dołącza się do raportu  
           kasowego  przy  bieżącym ujmowaniu wpłaty do kasy .Drugą kopię przechowuje 
           kasjer.
           Kwitariusze  przychodowe  stosują komórki organizacyjne przyjmujące wpłaty
           na poczet dochodów budżetowych ( np. USC ).Zużyte bloczki wraz  z  kopiami            
          dowodów wpłat  przechowuje  PO.  
1.6.    Raport  kasowy  -  RK  –  jest   znormalizowanym   drukiem .  Wypełniany  jest  przez              
          kasjera   .W raporcie  kasowym  dokonywane  są  zapisy  wszystkich   wpłat   i  wypłat         
          gotówki  w  porządku  chronologicznym  i  na  bieżąco. Prowadzi  się  odrębne  raporty  
          kasowe dla operacji  kasowych  z  różnych tytułów( np. .ZFŚS ,dochody budżetowe ) 
          w  celu  ułatwienia  i  przejrzystości  dokonywanych operacji  kasowych .Nie zapisane  
          pozycje  raportu  kasowego  winny   być zakreślone .
          W przypadku  prowadzenia  obsługi  kasy  przy  zastosowaniu  programu
          komputerowego  wydruki  winny  być  stosowane  jak  przewiduje  program.
1.7.    Bankowy  dowód  wpłaty  –  służy do  przekazywania  gotówki  z kasy  na  rachunek        
          bankowy .Dowód  wypełnia  kasjer  w  ilości  egzemplarzy wyznaczonej  przez bank .          
          Dowód  wpłaty  ujmowany  jest  w  raporcie  kasowym. Na dowód  wpłaty gotówki 
          bank  stawia  stempel  dzienny  banku .Kasjer  wpisuje   na  bieżąco  bankowy  dowód    
          wpłaty  potwierdzony  przez  bank  do raportu  kasowego .
          Po otrzymaniu  wyciągu  bankowego (WB ) pracownik  PO  sprawdza  wpłatę 
          z  raportem   kasowym .
          Przy  komputerowej   obsłudze  kasy  druk  bankowego  dowodu  wpłaty           
          sporządzany   jest   komputerowo .
1.8.   Polecenie  przelewu  i  zbiorcze   polecenie  przelewu –  są  znormalizowanymi drukami.       
         Polecenia   przelewu  wystawiane  są  przez  pracowników  KS , PO i BU w czterech
         egzemplarzach , które  po  podpisaniu  przez  osoby  upoważnione  składa  się w banku.
         Podstawą do wystawienia  polecenia  przelewu jest oryginał zatwierdzonego  dowodu 
         księgowego   podlegającego  zapłacie .W  przypadku złożenia jednorazowo więcej  niż   
         3-ech  przelewów  należy  sporządzić  zbiorcze  polecenie   przelewu  w  2-ch  
         egzemplarzach , które  składa się  w  banku wraz  z  polecenie przelewu . 
         Po   zrealizowaniu   przelewów   przez  bank  jednostka  otrzymuje  jeden  egzemplarz  
         przy WB , którego ujęcie  jest   sprawdzane . 
         W  przypadku   prowadzenia   komputerowej   obsługi   wystawiania  przelewów
         stosuje  się   postanowienia  wynikające  ze  stosownych  umów  pomiędzy
         jednostką   a   bankiem .
 1.9.  Wyciągi  bankowe   z  rachunków  -  wystawiane  są   przez  bank   prowadzący  
         obsługę  rachunków  bankowych .Otrzymane  z  banku  wyciągi  z rachunków   
         bankowych  pracownicy  KS , PO  i  BU   sprawdzają   z  załączonymi  do  nich  
         dokumentami  potwierdzającymi  obciążenie  i  uznanie  rachunku  oraz  podpinają
         dokumenty  .W przypadku  stwierdzenia  niezgodności  należy  je niezwłocznie   
         uzgodnić  z  bankiem .
         Na  wyciągach  bankowych  dokonywana  jest  dekretacja  operacji  objętych  
         wyciągiem .

1.10. Nota  bankowa  memoriałowa –  może  być  wystawiona   przez  bank  , np. 
         przy  naliczaniu  odsetek od  środków  na  rachunku   bankowym  w  okresach
         rozliczeniowych .

                                                            § 19
  
 2.     Dokumenty   zewnętrzne  i  wewnętrzne 

 2.1. Faktura    VAT  – faktura  VAT  jest  dowodem   zakupu  lub  sprzedaży  towarów 
                                     i  usług   przez  zarejestrowanych   podatników , posiadających
                                     numer  identyfikacji  podatkowej  .
          Zasady  wystawiania   faktur   normują   przepisy o  podatku  od  towarów  i  usług
          ( ustawa  o  VAT ) .Faktura  zgodnie  z   obowiązującymi  przepisami  wykonawczymi   
          do   ustawy  o  VAT  powinna   zawierać  co   najmniej : 
-	imiona i  nazwiska  lub nazwy  bądź  nazwy  skrócone  sprzedawcy  i  nabywcy 
      oraz  ich   adresy ,
-	numer  identyfikacji  podatkowej  albo numery  tymczasowe sprzedawcy
i  nabywcy ,
             -   dzień , miesiąc  i  rok  albo  miesiąc  i  rok  dokonania  sprzedaży  oraz datę 
                 wystawienia  i  numer  kolejny  faktury oznaczonej  jako „FAKTURA VAT „ , 
                 podatnik może  podać na fakturze miesiąc i rok  dokonania  sprzedaży  
                 w  przypadku sprzedaży  towarów  o charakterze  ciągłym ,
             -   nazwę  towaru  lub  usługi ,
             -   jednostkę  miary  i  ilość   sprzedanych   towarów  lub  rodzaj  wykonanych usług,
             -   cenę   jednostkową  towaru  lub   usługi  bez  kwoty  podatku ( cenę jednostkową 
                  netto ) ,
             -   wartość   sprzedanych  towarów  lub  wykonanych  usług  bez  kwoty   podatku
                 ( wartość   sprzedaży  netto ),
            -   stawki   podatku ,
             -  sumę   wartości  sprzedaży   netto  towarów   wykonanych  usług  z podziałem  na 
                 poszczególne  stawki  podatkowe    i   zwolnionych  od  podatku ,
             -  kwotę   podatku  od  sumy   wartości  sprzedaży  netto towarów  ( usług ) , 
                 z  podziałem  na  kwoty dotyczące  poszczególnych  stawek  podatkowych ,
            -   wartość  sprzedaży  towarów  lub  wykonanych  usług  wraz  z  kwotą  podatku
                 ( wartość  sprzedaży  brutto ) , z   podziałem  na  kwoty dotyczące  poszczególnych 
                 stawek   podatkowych  lub  zwolnionych  od podatku ,
             -   kwotę   należności  ogółem  wraz  z  należnym  podatkiem  wyrażoną  cyframi
                 i   słownie .
   2.1.1.   Wykaz  osób  uprawnionych  do  wystawiania  i  podpisywania  faktur  VAT 
               stanowi   załącznik  nr   III / 1 .
   2.1.2.   Oryginał   faktury  powinien  zawierać  wyraz  ORYGINAŁ , a  kopia   faktury -  
               wyraz  KOPIA .

   2.2.     Faktura   korygująca  –  fakturę   korygującą   wystawia   sprzedawca  towaru  lub   
              usługi   w   przypadkach  określonych  ustawą . 
             Faktura   korygująca  powinna  zawierać  wyraz  KOREKTA  albo  wyrazy 
             FAKTURA   KORYGUJĄCA  .

   2.3.     Nota   korygująca  -  notę   korygującą   może  wystawić  nabywca  towaru  lub      
              usługi w  określonych  sytuacjach   wynikających  z  odrębnych  przepisów .
              Nota   korygująca  powinna   zawierać  wyrazy  NOTA   KORYGUJĄCA.

  2.4.     Zasady wystawiania  faktur oraz not  korygujących  normują   przepisy ustawy  
             o VAT .

  2.5.     Rachunek   –  wystawiany   jest  przez   podmioty  nie  będące  podatnikami  podatku 
             od  towarów   i  usług  .
             Zgodnie  z   przepisami  wykonawczymi   do  ustawy  –  Ordynacja  podatkowa -                     
             powinien   zawierać  co    najmniej :
              a /   imiona  i  nazwiska ( nazwę  albo  firmę ) oraz  adresy  sprzedawcy  
                     i  kupującego bądź  wykonawcy  i  odbiorcy  usługi ,
              b /   datę  wystawienia  i  numer   kolejny   rachunku ,
              c /   odpowiednio wyraz  ,,oryginał ,,  albo  ,,kopia ,,
              d /  określenie  rodzaju  i  ilości   towarów   lub  wykonanych  usług  oraz  ich  ceny        
                     jednostkowe ,
              e /  ogólną  sumę   należności  wyrażoną  liczbowo  i  słownie ,
              f /  czytelny  podpis  wystawcy   rachunku  oraz  odcisk  pieczęci  wystawcy   
                   rachunku , jeżeli  się  nią  posługuje .
             W  przypadku  gdy  oryginał   rachunku uległ zniszczeniu  albo  zaginął , ponownie                 
             wystawiony  zawiera  również  wyraz ,,duplikat ,, oraz  datę  jego  ponownego   
             wystawienia.
2.5.1   Rachunki   i  faktury   mogą  być  sporządzone  odręcznie , maszynowo  lub   przy      
            zastosowaniu   techniki    informatycznej .

    2.6.    Noty  księgowe  -  mogą  być  wystawiane   w  przypadku , np.  refundacji   
              poniesionych wydatków  przez  jednostki  budżetowe , przez  wewnętrzne  komórki    
              organizacyjne jednostki  dokonujące  księgowania  dowodów  w  celu   
              udokumentowania  operacji, dla  których zewnętrzny  dowód  obcy  nie zawiera  
              załącznika ,np. noty bankowej  przy wyciągu  bankowym  informującej o wysokości   
              np. przypisanych  odsetek od  zgromadzonych  środków  na  rachunku   bankowym,  
              pobranej   prowizji   i  opłat  bankowych , opłat   komorniczych   przy   realizacji   
              tytułów   wykonawczych    przez  urzędy   skarbowe, do   rozksięgowania  zbiorczych  
              wpłat   dokonanych   przez podatników  a  dotyczących różnych  należności   
              podatkowych  i  nie podatkowych celem  ujęcia  wpłat   na   odpowiednich  
              stanowiskach  pracy , itp. 

2.7.    Polecenie  księgowania  -  PK -   wystawiane   jest   przez  wewnętrzne  komórki      
          organizacyjne  jednostki  np. wystornowanie  błędnego  zapisu ,skorygowanie   
          błędnego zapisu  księgowego, otwarcie  ksiąg , dokonania  zbiorczych  zestawień   
          dowodów źródłowych , itd.

 2.8.   Wniosek  o  zaliczkę  -   jest  znormalizowanym  drukiem .Wystawia  go  pracownik   
          jednostki ubiegający  się o zaliczkę .Wniosek  wypełnia  się  w  jednym  egzemplarzu
          i  składa  się   go  w  KS  celem   realizacji..
2.8.1  Zaliczki  na  wydatki do rozliczenia  mogą  być udzielane  pracownikom  na :
           a  /  bieżące  wydatki   ponoszone  na   rzecz  jednostki .Zaliczki  na  koszty  podróży    
                 służbowych mogą być wystawiane  na  odcinku  druku  poleceniu  wyjazdu
                 służbowego ,

           b /  stale  powtarzające  się  wydatki  związane  z  wykonywaniem   czynności       
                 służbowych , tzw.  ,,zaliczki  stałe ,, .
                 Zaliczki  stałe  udzielane  są  na  podstawie   wniosku  z   adnotacją  ,,stała ,,.
                 Mogą  być  udzielane  na  cały  rok  budżetowy  lub  na okres  krótszy  , 
                 w  wysokości  ustalonej   przez   Kierownika  jednostki   lub   Skarbnika  Miasta  
                 lub  Zastępcę  Skarbnika  albo  upoważnione  osoby  na  wniosku  na zaliczkę  
                 złożonym   przez  pracownika .
                 Zaliczki  stałe mogą  być  udzielone , np. pracownikowi   dokonującemu   
                 określonych  stałych  wydatków .  

 2.9.    Rozliczenie  zaliczki   -  jest  znormalizowanym  drukiem  służącym  do rozliczenia
            pobranych  zaliczek . 
            Zaliczki  na  koszty  podróży  służbowych  pobrane na  odcinku  druku  delegacji   
            rozlicza  się  bezpośrednio  na  tym  druku .    
      
 2.9.1.  Zaliczki   bieżące , o  których  mowa  w  pkt  2.8. 1. lit. a , powinny  być  rozliczone 
            w terminie  wskazanym  we  wniosku  o  zaliczkę  , jeżeli  odrębne  przepisy  nie  
            stanowią  inaczej , nie  później  jednak   niż  w   terminie  14  dni  po  wykonaniu     
            zadania .
            Druk  - rozliczenie  zaliczki -  wraz  z  załączonymi   dowodami  źródłowymi ( np. 
            faktury  VAT , rachunki- opisanymi i podpisanymi  na odwrocie przez pracownika) 
            przedkłada się bez  zbędnej  zwłoki  do  KS  celem   dokonania   rozliczenia   .
            Załączone dowody  źródłowe do  druku ,,rozliczenie  zaliczki ,,  przed  złożeniem 
            do  KS  podlegają  merytorycznej  kontroli  przez  uprawnione  osoby  poprzez 
            złożenie podpisu  i  pieczęci  na  druku rozliczenie zaliczki.
 2.9.2.  ,,Zaliczki  stałe ,, powinny  być ostatecznie  rozliczone  również  na  druku   -  
            rozliczenie zaliczki -  po  upływie okresu  na  jaki  zostały udzielone.
  2.9.3.  Rozliczenie  zaliczek bieżących , jak i stałych  powinno nastąpić nie  później
             niż  do dnia 30 grudnia  roku  budżetowego oraz  przed  ustaniem stosunku  
             służbowego .
 2.9.4.   Zwroty  z  tytułu  nie  wydatkowanych  zaliczek  powinny być  wpłacone  na 
             rachunek  bankowy  lub do  kasy  jednostki  niezwłocznie  po wykonaniu 
             zadania , jednak  nie  później   niż  do  30  grudnia  danego  roku .
             Dowód wpłaty  niewykorzystanej  zaliczki dołącza się do rozliczenia zaliczki.
 2.9.5.   Jeżeli  zaliczka  podjęta  przez  pracownika  nie została  rozliczona  w  ustalonym
             terminie , można  ją  potrącić z  najbliższych  wynagrodzeń   pracownika .
             Do czasu rozliczenia  poprzednio wypłaconej zaliczki  pracownikowi nie powinna      
             być udzielona  następna  zaliczka .
 2.10.    Rozliczenie  polecenia   wyjazdu  służbowego  ,,delegacji ,, 
             W podróżach krajowych  rejestracja delegacji odbywa się w systemie 
             komputerowym, z wyjątkiem  stanowisk pracy nie działających  w systemie 
             komputerowym ,a  w  podróżach zagranicznych  na druku powszechnie  
             obowiązującym w Wydziale Organizacyjnym i Kadr  na podstawie przedłożonego 
             dokumentu.
 2.10.1  Nie  potwierdza  się  pobytu  w delegacji na druku  - delegacja..
 2.10.2. Na  delegacji  służbowej  pracownik  składa  oświadczenie  o  miejscu  i  terminie 
             pobytu  w  delegacji .

2.10.3.	Rozliczenie kosztów wyjazdu  służbowego przez delegowanego  powinno   
nastąpić  bez zbędnej  zwłoki, nie  później  niż  w  ciągu 14  dni  po zakończeniu  podróży . 
       2.10.4.  Delegowany  pracownik  dokonuje  rozliczenia  wyjazdu , zgodnie z przebiegiem     
                    podróży .
     2.10.5.  Wypełniony  druk delegacji wraz ze  źródłowymi dowodami  księgowymi  
                  pracownik  przed  przekazaniem do KS  przedkłada  przełożonemu  w  celu  
                  zatwierdzenia  pod  względem  merytorycznym .     
                   Sprawdzenia  dokumentów pod  względem formalno – rachunkowym dokonuje 
                   pracownik KS , a  zwrot  poniesionych  kosztów  zatwierdza  Kierownik  
                   jednostki   lub  osoba upoważniona .Na  dowód  dokonanych  czynności   
                   składane  są  podpisy  wraz z  pieczątką. 
      2.10.6.  Rozliczenie  kosztów  podróży  poza  granicami  kraju  bez  pobrania  zaliczki  
                   dokonywane  jest  na  podstawie  obowiązujących  przepisów  w walucie  polskiej 
                   według kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski
                   z  dnia przedłożenia delegacji do rozliczenia.   
 
      2.11.    Dokumenty   księgowe  dotyczące  wynagrodzeń   i  innych  świadczeń           
                  pracowniczych  oraz   wypłat  pieniężnych  związanych   z  ustaleniem 
                  składek  ubezpieczeniowych  i  podatku    dochodowego   

     2.11.1. Dokumentami   źródłowymi   mogą   być   w  szczególności :
                    1 /   umowa  o  pracę  ,
                    2 /   umowa  zlecenia ,  
                    3 /   wniosek  o  premię , nagrodę , odprawę ,ekwiwalent,
                    4 /   wniosek  o   wypłatę  za  pracę  w  godzinach  nadliczbowych,
                    5 /   zwolnienie  lekarskie  (  choroba ,   opieka ),
                    6 /  umowy  pożyczki  z  ZFSŚ, 
                    7 /   wnioski  o  zapomogę ,
                    8 /  wnioski   o  dofinansowanie   z  ZFŚS,
                    9 /  umowy  o używanie  samochodu  osobowego do celów  służbowych,  
                   10 / wnioski  o  wypłatę  świadczeń  z  ubezpieczeń   społecznych .
    2..11.2.   Na  podstawie  źródłowych  dokumentów   pracownik  KS  sporządza  listę  płac .
                   Lista   płac  sporządzana   jest  w  jednym  egzemplarzu , którą   podpisują :
                    -   osoba  sporządzająca 
                    -   osoba  sprawdzająca
                    -   kierownik  OR  lub  inny  kierownik   komórki  organizacyjnej  jednostki  pod   
                        względem   merytorycznym  lub  osoby   upoważnione,
                    -   Skarbnik  Miasta   lub  Zastępca  Skarbnika  akceptuje  lub  osoba  
                         upoważniona,
                    -   Kierownik  jednostki  zatwierdza  do  wypłaty  lub  osoba  upoważniona .
                 Lista  płac  po  podpisaniu  przez  w/w  osoby   zostaje   przekazana   do  kasy  
                 w  celu  dokonania  wypłaty   albo  w  przypadku  przekazywania  wynagrodzenia   
                 na  rachunek  osobisty  pracownika , za  jego  pisemną  zgodą , wystawiane  jest 
                 polecenie  przelewu   przez  pracowników  KS .
   2.11.3.   Szczegółowe   przepisy  dotyczące   wynagrodzeń  zawarte   są  w  odrębnych
                 przepisach .

   2.11.4.   Szczegółowe  wytyczne  w  sprawie  obliczania  składek   ZUS  i  składek
                 na  ubezpieczenia   zdrowotne   oraz   zasiłków  z  tytułu   ubezpieczeń   
                 społecznych  i  ich  udokumentowanie   zawarte  są  w  odrębnych  przepisach .
   2.11.5.    Pracownik   otrzymuje   wydruk   komputerowy  z  listy  płac .

   2.12.      Dokumenty   księgowe  dotyczące  innych  wypłat   :
 
   2.12.1.   Dokumentami    źródłowymi   mogą   być  w  szczególności :
                 1 /  diety  radnych  jst  i  członków   komisji  organów  stanowiących  jst,
                 2 /  inne  diety  ,  
                 3 /  dodatki  mieszkaniowe  ,
                 4 /  wynagrodzenia   za  udział  w komisjach .
  2.12.2.    Na  podstawie  źródłowych   dokumentów   pracownik  wewnętrznej  komórki
                 organizacyjnych   jednostki  realizującej   dane  zadanie   sporządza   listę  wypłat
                 w jednym egzemplarzu.  Na  dowód  sporządzenia listy  składa  podpis ( pieczęć ),
                 a kierownik składa podpis na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym.
                 Lista  przekazywana  jest  do  K S  celem  jej  realizacji .

 2.13.   Dokumenty   księgowe  w  zakresie  zadań  majątkowych     
  
 2.13.1  Procesy  gospodarcze  związane  z  zadaniami  majątkowymi w zakresie  :

             1  /  inwestycji,
             2  /  zakupów  inwestycyjnych,
             3  /  finansowania  lub   dofinansowania   kosztów  realizacji  inwestycji  i  zakupów
                    inwestycyjnych  w  ramach   dotacji  celowych  z  budżetu,
             4  /  finansowania  lub dofinansowania  kosztów  realizacji  inwestycji  i zakupów
                    inwestycyjnych  w  ramach dotacji celowych  z  funduszy   celowych ,
              5  /  zakupu  i objęcia  akcji oraz wniesienia wkładów do spółek prawa handlowego,
              6 /   nieodpłatnego  przekazania  / przyjęcie  składników  majątku ,
              7 /   odpłatnego przejęcia / przekazania ,
              8 /   ujawnione nadwyżki  inwentaryzacyjne ,
              9 /  likwidacji  majątku 
             dokumentowane  są   odpowiednimi   dokumentami  księgowymi .

  2.13.2   Dokumentami   księgowymi   stosowanymi  przy  realizacji   zadań  określonych 
                w    pkt  2.13.1   mogą  być  w  szczególności :
                    1 /   faktury  VAT ,rachunki ,
                    2 /   akty notarialne (umowy) 
                    3 /   zestawienie różnic inwentaryzacyjnych w zakresie nadwyżek
                    4 /   protokoły częściowego lub  końcowego odbioru  robót / usług  
                           z   przekazaniem powstałego  majątku  do  użytkowania,  
                    5 /  protokół  zdawczo- odbiorczy ,
                    6  / porozumienia,
                    7 /  uchwały  , np. Rady  Miasta  ,
                    8 /  stanowiska  , decyzje ,  np. Prezydenta   Miasta  Konina
                    9  / porozumienia,
                    10/ kosztorysy , kalkulacje  kosztów ,
                    11/  harmonogramy  finansowo – rzeczowe,  

                    12 / protokoły  konieczności  wykonania  dodatkowych  robót / usług,
                    13/  rozliczenie   finansowe   zakończonego  zadania   inwestycyjnego  
                           realizowanego przez  wewnętrzne  komórki  organizacyjne  jednostki   
                           lub  przez  inwestora zastępczego ,
                    14 /  wnioski  o  przekazanie  środków  finansowych  ,
                    15 /  dowód   przekazania /  przyjęcia  środka  trwałego – OT,
                    16 / dowód   przekazania  -  przejęcia  środka  trwałego  - PT,
                    17 /  dowód likwidacji środka trwałego – LT

      2.13.3.   Przy  realizacji  zadań ,o  których  mowa  w   pkt  2.13.1  dowody   księgowe    
                    wewnętrzne  komórki  organizacyjne  jednostki   przedkładają  w   KS 
                    w  terminach  określonych  w  załączniku   nr  II / 2  i   tak  :

                   1  / przy  realizacji   inwestycji  lub  zakupów  inwestycyjnych  przez  wewnętrzne 
                        komórki   jednostki  :
                         -   faktury   VAT / rachunki ( w  oryginalnej  postaci ) wraz  ze stosownymi 
                              załącznikami  w  formie  kserokopii po 1 egzemplarzu  np. protokołów  
                              częściowego  lub końcowego odbioru  robót / usług , protokołów  
                              konieczności  wykonania  dodatkowych  robót / usług  w terminie bez  
                              zbędnej  zwłoki , nie  później  niż  w  ciągu  7 dni  od  daty  otrzymania . 
                              W przypadku  zakupów inwestycyjnych  łącznie z dokumentem  OT
                              i  rozliczeniem finansowym.                     
                              Dowody   księgowe  przed  przekazaniem  do  KS  celem ich  realizacji ,
                              powinny  być  kompletne , opisane , sprawdzone  pod  względem    
                              merytorycznym  ( a w przypadku  kosztorysów  o wiedzy fachowej  
                              sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika 
                              merytorycznego ) przez  upoważnione  osoby  .  
                        -    rozliczenie   finansowe  zakończonego  zadania   wraz z dokumentem/
                             dokumentami  OT w przypadku powstania środka /środków / trwałego
                             w wyniku inwestycji -  przedkładane  jest  do   K S  w  2  egzemplarzach  
                             w  terminie  do 30  dni  od  daty  złożenia  do KS ostatniej  faktury  VAT/      
                             rachunku  dotyczącego  danego  zadania  inwestycyjnego  po uprzednim  
                             złożeniu podpisów i pieczęci  przez  pracownika sporządzającego
                             i  kierownika  wydziału realizującego  celem dokonania potwierdzenia  
                             z ewidencja księgową ogólnych  kosztów zrealizowanego  przedsięwzięcia  
                             przez pracownika i kierownika wydziału księgowości i złożenia  podpisów
                             i pieczęci na tą  okoliczność, a  następnie dokonania zwrotu 1 egzemplarza  
                             do wydziału  sporządzającego rozliczenie finansowe.                
                             Wymienione rozliczenie finansowe wraz z  dokumentem  OT w  3 egzemplarzach
                             ( 1  egzemplarz  dla  KS , 1  egz. dla  komórki  realizującej  zadanie czyli  
                             sporządzającej  dokument , 1  egz.  dla  komórki   sprawującej  pieczę   nad   
                             środkiem  trwałym )  w  przypadku   powstania  środka  trwałego w wyniku  
                             zrealizowanego  zadania  wraz z kserokopią  protokołu   końcowego   
                             odbioru robót  i  przekazania  do  użytkowania  otrzymuje   KS.
                             Gdy  komórka sporządzająca  dokument /realizująca zadanie jest 
                             Jednocześnie  komórką  sprawującą pieczę  sporządza dla siebie  1  
                             egzemplarz OT.

                             W  przypadku równoczesnego przekazywania  środka  trwałego powstałego 
                              w wyniku  inwestycji  lub zakupu inwestycyjnego do jednostki    
                              organizacyjnej  miasta Konina , wewnętrzna  komórka  mająca  pieczę  nad  
                              tym  środkiem  trwałym  sporządza  PT w 3  egzemplarzach (1 egzemplarz  
                              dla  KS , 1 egz. dla  komórki  sprawującej pieczę , 1 egz. dla podmiotu 
                              przejmującego  środek  trwały ).
                    2  /     przy  realizacji inwestycji  lub zakupów inwestycyjnych  nadzorowanych  
                              przez  wewnętrzne  komórki   jednostki  :
                           -  wnioski  o przekazanie  środków  finansowych , noty  księgowe  
                              sporządzone  przez  jednostki  realizujące zadanie wraz z  załączonymi  
                              kserokopiami  faktur VAT , rachunków  opisanymi, sprawdzonymi  pod   
                              względem  merytorycznym  oraz  formalno- rachunkowym  i         
                              zatwierdzonymi  do wypłaty  przez  te  podmioty  wraz ze stosownymi 
                              załącznikami  w formie kserokopii ,jak ; np. protokołami odbioru  robót 
                              w  terminie  bez  zbędnej zwłoki , jednak  nie  później niż  w  terminie  
                              5  dni od  dnia  otrzymania .    
                              Przed   przekazaniem  do  KS  wniosek  wraz  z  załączonymi  
                              dokumentami  podlega  opisaniu,  sprawdzeniu  pod  względem             
                              merytorycznym  przez  uprawnione osoby  w  Wydziale / Referacie  
                              jednostki . Opis dowodów  księgowych  i podpis  osoby  sprawdzającej   
                              dowody  pod względem merytorycznym   powinien  znajdować  się  na  
                              oryginale dowodu  księgowego przez osoby uprawnione w jednostce 
                              realizującej  zadanie.             
                      3 /    przy   realizacji   zadania , o  którym   mowa  w   pkt 2.13.1  pkt 5  
                             dokumenty  księgowe  przedkładane  są  do KS przez  wewnętrzne  
                              komórki  organizacyjnych w  terminach  i  formie :
                                -    zakup  akcji  -   w   terminach  wynikających  z  umów,
                                -    wkład  niepieniężny ( aport  ) -  kserokopie uchwał  Rady Miasta ,
                                      aktu  notarialnego  oraz  dowód  PT  w  3  egzemplarzach , 
                                      sporządzony  przez  wewnętrzną  komórkę  jednostki  realizującej  
                                      zadanie w  terminie  bez  zbędnej   zwłoki .
                                      Następnie  KS wystawia  fakturę  VAT , którą   po  uprzednim  
                                      podpisaniu   przez  uprawnione  osoby  wraz  z  dokumentami  PT,  
                                      przy  przewodnim   piśmie , przekazuje  do  podmiotu otrzymującego
                                      celem  ich  przyjęcia , złożeniu  stosownych   podpisów   przez  uprawnione  
                                      osoby i dokonania   zwrotu  odpowiednich  dokumentów  do  KS.   
                                -     wkład   pieniężny - według  stosownych dokumentów  i  w  terminie   
                                       wynikającym  z  ich  treści , a  mianowicie : uchwał  Rady Miasta , 
                                       umów, porozumień , wniosków  o  przekazanie  środków  na  poczet  
                                       nabycia  udziałów  .
                                       Wymienione   dokumenty   Wydział / Referat   realizujący  zadanie  
                                       po  ich przygotowaniu, sprawdzeniu  przedkłada  w  stosownym  
                                       czasie   do   KS  celem   ich  realizacji.           
                       4 /   przy  nieodpłatnym  przekazaniu / przyjęciu  składników majątku 
                              dokumentami  księgowymi  mogą być, np. uchwały Rady Miasta, akt 
                              notarialny ,  porozumienia,  protokół zdawczo – odbiorczy ,dokument PT 
                              sporządzony albo przez jednostkę  przekazującą majątek albo przez 
                              przyjmującą w   ilości  niezbędnej , bez zbędnej   zwłoki .  

                           Może  być  sporządzony  również   protokół  zdawczo – odbiorczy  .
                           Dowody  PT  wraz  z  fakturą  VAT  przy przekazywaniu  majątku  przez 
                           jednostkę  przy   piśmie przewodnim , po  uprzednim podpisaniu  przez  
                           uprawnione  osoby   KS  przekazuje   podmiotowi  otrzymującemu  majątek ,
                           który  po ich  przyjęciu  i  złożeniu  stosownych  podpisów  zwraca  do  KS, 
                           a następnie KS przekazuje 1 egz. do wewnętrznej komórki przygotowującej
                           dokumenty,
5/   przy  odpłatnym  przejęciu / przekazaniu  majątku  stosowne dokumenty i we 
      właściwej  ilości  są  przekazywane  przez wewnętrzną  komórkę 
      organizacyjną   jednostki  do KS  w terminie  bez  zbędnej zwłoki  .
                           Dokumenty ,jak  w pkt 4.
                     6 /  przy ujawnieniu  nadwyżki  inwentaryzacyjnej  według  protokołu 
                           z inwentaryzacji  i przygotowanych  dokumentach przez właściwe 
                           wewnętrzne komórki organizacyjne wprowadza się do ksiąg  pod datą 
                           ich zinwentaryzowania,
              7/   przy likwidacji majątku – środka trwałego – na podstawie  dokumentu  
                    wewnętrznej  komórki organizacyjnej jednostki oraz protokołu  komisji
                    likwidacyjnej  wewnętrzna komórka  organizacyjna mająca pieczę nad tym    
                    majątkiem  sporządza dokument  LT w 2 egzemplarzach  z  przeznaczeniem
                    po 1 dla KS i  komisji likwidacyjnej..

      2.14.     Dokumenty   księgowe  związane  z  ewidencją  majątku  trwałego

      2.14.1   Dowód  OT  -  przyjęcie  środka  trwałego

      2.14.1.1.   Dowód   OT   powinien  zawierać   w  szczególności :
                       1 /   pieczątkę  jednostki ,
                       2 /   datę   sporządzenia,
                       3 /   kolejny  numer  dowodu , według  wzoru :np. 1/ WI /2005, gdzie 
                              poszczególne człony  oznaczają :
                               -   pierwszy  - kolejny  numer  w  danym  roku  kalendarzowym,
                               -   drugi  - nazwę  komórki  organizacyjnej  jednostki  według  symboliki
                                   literowej   zawartej  w  Regulaminie  Organizacyjnym,
                               -   trzeci  -   rok  kalendarzowy ,
                      4 /   nazwę  środka  trwałego , wynikającą  z  przepisów  w  sprawie  
                             Klasyfikacji Środków  Trwałych  ( KŚT )
                      5 /   zwięzłą charakterystykę środka , np. poszczególne części składowe ,datę  ,
                             produkcji , datę  budowy , numer   fabryczny , dane  techniczne  
                              charakteryzujące dany  środek, itd
                       6 /  numer  i datę  dokumentu  dostawcy / wykonawcy (jak : faktury  , protokołu       
                             odbioru  końcowego  odbioru  robót / usług  , protokół zdawczo – odbiorczy 
                             lub  inny   dokument  ),
                       7 /  wartość  środka  trwałego
                             -   w przypadku  sporządzania  OT  zwiększającego / zmniejszającego 
                                  należy  w rubryce  ,,Uwagi,,  dokonać zapisu  poprzez   podanie  numeru 
                                  poprzedniego OT  wraz  wartością początkową  oraz podanie  wartości 
                                  łącznej  po zwiększeniu / zmniejszeniu wartości środka trwałego ,

                             

                                               
                       8 /  podpis  i  pieczątkę  kierownika  komórki  organizacyjnej  jednostki       
                             realizującej  /  nadzorującej  zadanie inwestycyjne ( obok rubryki  
                             ,, Podpisy zespołu  przyjmującego,, 
                       9  / podpisy  i  pieczątki  osób  upoważnionych   do  składania  podpisów 
                             w  imieniu    przyjmującego , 
                       10/  kierownika   komórki  organizacyjnej  jednostki , której   powierza  
                             się   pieczę  nad  środkiem  trwałym,
                     10  / symbol  klasyfikacji  rodzajowej środka  trwałego , roczną  stawkę   
                             amortyzacji/  umorzenia , numer  inwentarzowy   .
  
      2.14.1.2.  Dowód  OT  sprawdzony  pod  względem  formalno – rachunkowym  oraz  
                      pod  katem  zgodności  z  dokumentacją  oraz  podpisany  przez  uprawnione
                      osoby  ( podpis  i pieczątki )  stanowi  podstawę  do  zaewidencjonowania  
                      w  księgach  rachunkowych   przychodu  środka  trwałego powstałego 
                      w wyniku ,jak :

                      1 /  inwestycji  ,
                      2 /  bezpośredniego zakupu  inwestycyjnego ,
                      3 )  zamiany ,
                      4 )  nieodpłatnego otrzymania jak :
                            a) od Skarbu Państwa  ,
                            b) od innych jednostek lub zakładów budżetowych,
                            c) od innych podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych.     
5)	ujawnione nadwyżki w wyniku inwentaryzacji.

     2.14.1.3.   Dowód  sporządzany jest  przez  wewnętrzne  komórki organizacyjne jednostki ,
                      realizującej  inwestycję , zakup  inwestycyjny , zamianę , zakup środka trwałego
                      w  3  egzemplarzach z  przeznaczeniem : 1  egz. dla  KS , 1  egz. dla  komórki  
                      realizującej  zadanie ,1  egz. dla  komórki  sprawującej  pieczę  nad  środkiem   
                      trwałym .   
                      Gdy  komórka sporządzająca  jest jednocześnie komórką realizującą  zadanie , 
                      jak i mającą  pieczę nad tym majątkiem to wówczas OT sporządza się 
                      w 2 egz.
                      Do  dowodu  OT dotyczącego   powstania  środka   trwałego  w  wyniku                
                      inwestycji  dołącza   się   kserokopię   protokołu  końcowego  odbioru   robót
                      i  przekazania  do użytkowania  oraz   ,,Rozliczenie  finansowe ,,.
2.14.1.4.	Dokument OT podlega sprawdzeniu, podpisaniu przez właściwe osoby oraz
ujęciu w księgach rachunkowych.

     2.14.2.   Dowód   PT  –  dowód   przekazania  - przejęcia   środka   trwałego  
 
    2. 14. 2. 1. Dowód   PT  powinien   zawierać  w  szczególności :
                        1 /  pieczątkę  jednostki ,
                        2 /  datę  sporządzenia ,
                        3 /  kolejny   numer  dowodu  ,
                             Zasady   nadawania   numeru   dowodu  -  według  zasad  opisanych  przy       
                             dowodzie  OT .

                       4 /  podstawę  przekazania  - przejęcia  środka   trwałego ,
                       5 /  nazwę  środka   trwałego   wraz   z   charakterystyką  ,
                      6  /  wartość  początkową   środka   trwałego,
                      7  /  kwotę   umorzenia / amortyzacji  na  dzień   przekazania  środka , 
                            gdy zachodzi   taka potrzeba ,
                      8  /  daty  i  podpisy  wraz  z  pieczątkami  osób  upoważnionych  do  
                            podpisywania  w  imieniu  przekazującego  i  przyjmującego .

   2. 14. 2 .2.  Komórka  organizacyjna jednostki  sporządza  dowód  PT  w  3 egzemplarzach
                       z  przeznaczeniem :
                       1 )   2  egzemplarze  dla przekazującej  strony ,w  tym : 1 egz. dla  KS, 
                              1  dla  komórki  sporządzającej / mającej pieczę nad tym majątkiem ,
                       2 )   1 egzemplarz  dla  przejmującego  środek  trwały , 
                      która  przekazuje  do  KS  wraz  z  kserokopią  dokumentu  stanowiącego 
                      podstawę  przekazania  np. uchwała , decyzja , akt notarialny , itp. w  terminie                 
                      bez  zbędnej  zwłoki jednak nie później niż w ciągu jednego  miesiąca  od  daty  
                      otrzymania  dokumentu  stanowiącego  postawą  sporządzenia , a  na koniec 
                      roku budżetowego w terminie  do  dnia 15 stycznia miesiąca  następującego 
                      po  zakończeniu roku, by uwzględnić w księgach rachunkowych  danego roku .
    2.14.2.3.    Dokument  PT podlega sprawdzeniu , podpisaniu przez właściwe osoby oraz
                      ujęciu w księgach rachunkowych.
                     
2.14.3.   Dowód LT – likwidacja środka trwałego
 
2.14.3.1. Dowód LT powinien zawierać w szczególności :
1)	pieczątkę jednostki ,
2)	datę sporządzenia,
3)	kolejny numer ,
Zasady nadawania numerów , jak przy OT.
4)	dokument stanowiący podstawę likwidacji środka trwałego ,tj. np. protokół  
komisji  likwidacyjnej ,
5)	nazwę środka trwałego wraz z charakterystyką,
6)	podpisy i pieczątki osób uprawnionych.
2.14.3.2.	Dokument sporządza komórka organizacyjna jednostki dokonująca  likwidacji
środka trwałego w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem  po 1 egzemplarzu dla KS 
i komórki  sporządzającej / sprawującej pieczę   w terminie bez  zbędnej zwłoki
jednak nie później  niż w ciągu jednego  miesiąca od daty dokumentu stanowiącego
podstawę likwidacji majątku, a na koniec roku  w terminie  do dnia 15 miesiąca po zakończeniu roku , by uwzględnić w księgach rachunkowych danego roku.
Następnie dokument przekazuje się do KS, który dokonuje sprawdzenia i przedkłada go osobom  uprawnionym do złożenia podpisów wraz z  pieczątkami.
2.14.3.3.	Dokument LT  podlega  sprawdzeniu , podpisaniu przez właściwe osoby
oraz ujęciu w księgach rachunkowych.  
2.14.3.4.	Środek  trwały zużyty  lub zniszczony  można postawić w stan likwidacji,
sporządzając protokół  zakwalifikowania  środka trwałego jako zbędnego  lub 
zużytego przez komisję likwidacyjną, która sporządza protokół  i przekazuje
 go do KS.
 Od dnia postawienia w stan likwidacji  do przeprowadzenia ostatecznej 
                ( fizycznej )  likwidacji środek trwały jest zaewidencjonowany na koncie
                pozabilansowym pod nazwą ,,środki trwałe w likwidacji ,,

2.14.3.5.	Nie uważa się za postawione w stan likwidacji zgłoszenia środka trwałego
do upłynnienia jako zbędny.

3. Wzory niektórych dokumentów księgowych zawiera załącznik nr III / 2.

                                                                                                                                                 Załącznik   nr  III / 1

Wykaz

osób  upoważnionych  do   wystawienia

i   podpisywania    faktur  VAT

Lp.	

Wydział / Referat  

  Symbol          
  literowy

Nazwisko i imię pracownika wystawiającego fakturę  VAT
	Podpisy  składają
	
			Pracownicy
z   rubryki  3	Kierownicy
komórek
organizacyjnych	
1	2	3	4	5	
1.	RG
	Wanda Czaja 			
2.
	GK

	Bogdan Madajczak  
Maciej Kasznia			
3.	DG
	Barbara Kietner			
4.	KS
	Małgorzata Jakubowska 			
5.	PO
	Beata Jędro
Sylwia  Grochocińska			
6.	GM
	Małgorzata Moch 			

7.	
RI	
Dariusz  Ryś			

Na   fakturze  podpis  składa   pracownik   wystawiający   fakturę  oraz   podpis  i pieczątkę 
składa   Kierownik  Wydziału / Referatu   wystawiającego   fakturę  . 
W  czasie  nieobecności   kierownika   Wydziału / Referatu  wystawiającego   fakturę 
podpis   składa   osoba  sporządzająca  fakturę  .
Zawsze  na  fakturze  wymagany  jest  podpis  Kierownika  Wydziału  Podatków  i  Opłat   albo   Skarbnika  Miasta  lub  Zastępcy   Skarbnika   lub   upoważnionej   osoby .
W  czasie  nieobecności   kierownika  Wydziału  Podatków   i  Opłat   podpis  składa
Skarbnik  Miasta   lub  Zastępca Skarbnika   lub  upoważniona  osoba .
Zmiany  w   wykazie  nie  wymagają   zmiany  Instrukcji . 

                                                                                                                                                   Załącznik  nr  III  / 2 
         
                                                            Wzory

                                    wybranych   dokumentów    księgowych

Lp.	
Nazwa druku	Numer   załącznika	
1	2	3	
1.	Polecenie  księgowania  -  PK	1	
2.	Wniosek o zaliczkę 	2	
3.	Rozliczenie zaliczki  pobranej	3	
4.	Dowód wpłaty do kasy ( kasa przyjmie ) - KP	4	
5.	Dowód wypłaty z kasy ( kasa wypłaci ) - KW	5	
6.	Nota księgowa ( przychodowa-rozchodowa )	6	
7. 	Polecenie  przelewu	7	
8.	Raport   kasowy  (RK )	8	
9.	Nota  księgowa  	9	
10.	Dowód  wpłaty – podatki  - do  banku  	10	
11.	Przyjęcie środka trwałego – OT	11	
12. 	Protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego  - PT	12	
13.	Likwidacja środka trwałego  - LT	13	
14. 	Wniosek  o  przekazanie  środków   finansowych  
( poza dotacjami )	
14	
15.	Rozliczenie  finansowe  zakończonego  zadania
Inwestycyjnego 	
15	
16. 	Wniosek o przekazanie środków finansowych - dotacji	16	
17.	Rozliczenie finansowe z przekazanej dotacji	17	

Wprowadzenie     zmian    w  wykazie   nie   wymaga   zmiany    niniejszej   Instrukcji.

                                                                                                               

                                                                                                              Załącznik nr III / 2 - 1