Załącznik nr II / 1

                                                         Wzory

                 pieczęci używanych przy kontroli dowodów księgowych

1)	Sprawdzono pod względem  merytorycznym

                                                             Sprawdzono pod względem
                                                                     merytorycznym

                                          data ......................... /.............................................
                                                            (dzień, m-c , rok )         ( podpis  i pieczęć  kierownika)

     2 ) Sprawdzono pod względem merytorycznym 

                                                  Sprawdzono pod względem 
                                                       merytorycznym

                                           data........................ /...........................................
                                                             (dzień ,m-c, rok)           ( podpis pracownika)

                                           data ........................./  ..............................................        
                                             (dzień ,m-c, rok)       ( podpis  i pieczęć kierownika)

3 ) Sprawdzono  pod względem formalno – rachunkowym

                                    Sprawdzono pod względem
                                       formalno-rachunkowym

                           data ......................../  ....................................
                                         (dzień, m-c , rok)            (podpis pracownika )

  

4 )  Zatwierdzono do wypłaty ( wraz z dekretacją )

                                                                                                                     Załącznik nr II / 2

Wzór

pieczęci  do zatwierdzenia  dowodów  księgowych

ze środków unijnych

1) wzór pieczęci 

      2 )    Zaksięgowano

                                                               Zaksięgowano

                                  data ................................/ ..................................
                                                      (dzień, m-c , rok)           ( podpis pracownika)

3)  wzór  nr 1 pieczęci stosowanej na dowodach  wypłat 

        4)   wzór pieczęci nr 2 stosowanej  na dowodach  wypłat

5)	wzór opisu dowodu do wypłaty ( odpowiednio studentów / uczniów)

   ,, Nr umowy ......................................stypendium dla studentów/ uczniów  finansowane 
      z ..................Nr .......................................wydatek kwalifikowany, wypłata stypendium
      w formie   finansowej – przelew na indywidualne konta  stypendystów zgodnie z listą
     sporządzoną    przez ..............Projekt jest współfinansowany z   ................................        
            oraz budżetu państwa . Wniosek o płatność nr .............................................................

   6) Wzór opisu dowodu do wypłaty - uczniowie

           ,,Umowa  nr……………………...... o dofinansowanie w ramach ZPORR Projektu
           ,,………………………………………………………....” nr …..................................
                                                             / nazwa projektu/
          Nr wniosku o płatność nr …………………………………………………………….
          „ Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 
          oraz ze środków budżetu państwa”.
         Wydatek kwalifikowany – stypendium w formie refundacji dla ucznia.

    7) Wzór opisu dowodu do wypłaty – studenci

        ,, Umowa nr …………………………….. o dofinansowanie w ramach ZPORR 
        Projektu ,,……………………………………………..,, nr ……………………….
                           ( nazwa projektu )
         Nr wniosku o płatność nr ………………………………………………..................
        ,,Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 
        oraz ze środków budżetu państwa ,,
        Wydatek kwalifikowany – stypendium w formie finansowej dla studenta .

      

                                                                                                                                                                                                               Załącznik   nr  II / 3

                                                                 Wpływ niektórych  dokumentów  księgowych

                                               do   wewnętrznych  komórek  organizacyjnych   pionu  finansowego

Lp.	
Nazwa  należności	
Dokument
	
Komórka organizacyjna
   przekazująca
   dokument	
Komórka organizacyjna
otrzymująca
      dokument	
		Forma	      W   terminie 
      			
1	2	3	4	5	6

 I.	
Porozumienia  między   jednostkami   samorządu    
 terytorialnego –(np. porozumienia/umowy  
 komunikacyjne,  uczestnictwo dzieci w obcych  placówkach )
	
-  jeden   egzemplarz  porozumienia
 
-  aneksy  do  porozumień

-  w   terminie   odwrotnym 
    po    podpisaniu, nie 
    później   niż  w terminie
   7  od  daty  podpisania  	

         GK
         BU 	

     PO	

 II.	
 Wpływy   z   różnych   dochodów   

 np. - oświetlenie  uliczne       

-  wydruk   wystawionych    faktur 

-	do  dnia 20  ostatniego  miesiąca  kwartału
      kalendarzowego

         GK	

     PO	

  III .
	
 Wpływy  z  usług      np.   sprzedaż  składników  majątkowych 	
-	uchwały , decyzje  .itp.
-	wydruk  wystawionych  faktur	
-	do  dnia  20 ostatniego
miesiąca każdego kwartału
kalendarzowego

	
komórki 
organizacyjne
 jednostki

   PO	
 
 IV
	
Dochody  budżetowe z tytułu : 

-	opłaty za  zajęcie  pasa  drogowego

-	kary  za  zajęcie  pasa  drogowego 	
-	kopia  decyzji

-	w  terminie  odwrotnym,
nie  później  niż  w  ciągu
7	dni  od    daty
potwierdzenia  odbioru
decyzji  przez  adresata

         GK	   

    PO	

 V.	
Odpłatne  nabycie prawa  własności  nieruchomości   			

        RG	

   PO	

1. Działek			

      RG	

   PO	
	
1/ działek – sprzedaż    ratalna 			

     RG	

   PO	
	
  A  / należność  wynikająca  z  aktu notarialnego
         ( należność  zahipotekowana )	
-	na druku  PK  zawierająca  wykaz 
podmiotów   wraz  z  kwotami
należności  głównej i odsetek	
-	co najmniej  raz  za miesiąc w terminie do 5 dnia następnego
miesiąca

-    zmiany na  bieżąco	

     RG	

   PO	
	
 B / pierwsza  wplata  przed  sporządzeniem
     aktu  notarialnego 	
-	wykaz  zawierający  podmioty  wraz z  kwotami  (sporządzany
jest gdy  w  danym  miesiącu
dokonana  jest  wplata  a  nie  jest
sporządzony  akt notarialny	
-	co najmniej raz  w  miesiącu
w  terminie do 5 dnia  następnego miesiąca	

    RG	

  PO	
	
 C  / raty  roczne  + odsetki
       ( zahipotekowane )	
-	kserokopia  rejestru  przypisów 
      i  odpisów	
 -do  dnia 5  marca  każdego roku
   kalendarzowego	
   RG	
  PO

	
	
 2/ działek  - sprzedaż  nieratalna			
        RG	
     PO	
	
 A/ wpłata  jednorazowa  całej  należności
     wynikającej z aktu  notarialnego	
-	kserokopia  rejestru  przypisów  
i  odpisów	
-	co  najmniej  raz  na  miesiąc  do   dnia   5 następnego miesiąca	
       RG	
   PO	
	
 2. Lokali			
       RG	
   PO	
	
 1/ lokali  - sprzedaż ratalna	
 -		

        RG	

   PO	
	
 A/ należność wynikająca z aktu  notarialnego
    ( należność zahipotekowana )	
-	na druku PK zawierająca  wykaz
podmiotów  wraz z kwotami
należności głównej + odsetek	
-	co najmniej  raz na miesiąc  w 
terminie  do 5 dnia następnego
miesiąca

-	zmiany na bieżąco
-	
	
      RG	
   PO	
	 
 B/ - pierwsza  wpłata przed sporządzeniem
       aktu notarialnego 

-	pierwsza  wpłata  wynikająca  z  aktu
      notarialnego

	
 - wykaz zawierający  podmioty wraz
   z  kwotami  do zapłaty ( sporządzany
   gdy  w  danym miesiącu  dokonana j
   jest  wpłata a nie jest jeszcze 
  sporządzony  akt notarialny

-	kserokopia  rejestru  przypisów
i  odpisów	
-	co najmniej raz w miesiącu do dnia   5 następnego  miesiąca

-	j.w.

	
     RG	
    PO	
	
 C/ raty  roczne  + odsetki
     ( zahipotekowane )	
-	kserokopia rejestru przypisów
i   odpisów	
-	do dnia 5  marca każdego roku 
    kalendarzowego	
      RG	
    PO	
	
2/ lokali – sprzedaż nieratalna	
 		
     RG	
     PO	
	
 A / wplata jednorazowa  całej należności
      wynikającej z aktu  notarialnego

	
-	kserokopia rejestru  przypisów 
i  odpisów	
-	co najmniej raz na miesiąc  do
dnia 5 następnego miesiąca
	
    RG	
    PO	

 VI.	
Przekształcenie  prawa  użytkowania wieczystego
przysługującego  osobom fizycznym w prawo
własności  

			
     RG	
    PO	
	
  1. Grunty			
     RG	
    PO	
	
 1 / wpływy  nieratalne

	

      RG	

    PO	
	
 A / wpłata jednorazowa  całej  należności wynika-
      jącej  z  aktu notarialnego	
-	kserokopia rejestru przypisów 
i  odpisów	
-	co najmniej raz w miesiącu  do
dnia 5 następnego  miesiąca	
    RG	
   PO	
	
 2/ wpływy ratalne			
    RG	
    PO	
	
 A / pierwsza  wpłata	
-	kserokopia  rejestru  przypisów
i  odpisów	
-	co najmniej raz w miesiącu do
dnia 5 następnego  miesiąca	
   RG	
   PO	
	
 B / raty roczne  +  odsetki 	
-	kserokopia  rejestru  przypisów
i   odpisów	
 - do dnia  5   marca  każdego
   roku kalendarzowego

 - zmiany na bieżąco	
  RG	
   PO	

 VII.	
Dzierżawa   składników    majątkowych
 	  		
   RG	
   PO	
	
 1 . Grunty		

	
  RG	
   PO	
	
 A/ - na   różne   cele  ( uprawa  warzyw ,
         zieleni  itp. )

-	kserokopia  rejestru  przypisów
i  odpisów należności	
-	co najmniej  raz w miesiącu do
dnia 5 następnego  miesiąca	
   RG	
   PO	
	
B/  związanych  z działalnością   gospodarczą
W tym przeznaczonych pod działalność usługowa-
parkingi	
-	kserokopia rejestru przypisów
i odpisów	
-	co najmniej  raz  w miesiącu
do dnia 5 następnego
miesiąca	
   RG	 
   PO	

 VIII .	
Użytkowanie  wieczyste gruntów  
 	
-	zestawienie  naliczonych  rocznych   opłat

 -   zmiany –kserokopia   rejestru
     przypisów  i  odpisów	
-	do dnia 10 marca  każdego
roku  kalendarzowego

-	raz na miesiąc do 5 dnia
następnego miesiąca

  RG	
   PO	

   IX .	
Dzierżawa  składników  majątkowych  

     DG	
    PO	

	
 1 / gruntów			
     DG	
    PO	
	
  a / związanych  z  działalnością
      gospodarczą 
	
- wydruk  wystawionych faktur  z 
   programu  komputerowego  z      
   podziałem  na  tytuły  należności 
   i osoby  uprawnione  do  
  wystawiania  faktur

- korekty	
-	do  dnia  20  ostatniego  miesiąca     w  każdym  kwartale  kalendarzowym

-	na bieżąco, co najmniej  raz
za  miesiąc  do  dnia 5 
następnego  miesiąca

     DG

      oraz
    Inne podmioty	

   PO	

	
  b / pod  reklamy   	
-	j.w. 

 -  korekty	
-	do  dnia  20 ostatniego
miesiąca    w  każdym
kwartale  kalendarzowym

-	na  bieżąco , co najmniej
raz   za  miesiąc  do  dnia
5	następnego  miesiąca
6	

       DG	

   PO	

 X .	
  
Opłaty  : 

  -  opłata   targowa

   - opłata   parkingowa 

	

-	wg  zapisów w uchwale
-	wg  zapisów w uchwale	

-	
-	wg zapisów w uchwale
-	wg zapisów w uchwale	

     
         DG	

   
     PO	

 XI.
	
 Dokumenty  dotyczące   zmian  w  majątku     
 jednostki  , np.
  -  sprzedaży  mieszkań  / lokali   komunalnych  
 -  sprzedaży ,nabycia , zamiany  nieruchomości
 -  inne (np. udziały, aporty ,sprzedaż  składników
    majątkowych )

-	kserokopia  aktu  notarialnego
-	dowód  księgowy na druku PK
 -      dowód OT
 -      dowód PT
 -     protokół ze zgromadzenia     
       wspólników  przy spółkach  w 
       zakresie  zmian w kapitałach
-     postanowienie  wydane przez                  
      Sąd w zakresie zmian w  
       Krajowym Rejestrze Sądowym 
      dot. zmian kapitałowych
 -    zaświadczenie  wydane przez Sąd 
      o dokonaniu  w/w wpisu  w KRS 
--     inne

-	uchwały ,decyzje ,umowy, itd

- w  terminie  odwrotnym po
  zawarciu  aktu i innego    
  dokumentu o podobnej    
  wartości nie później
 niż  do  7 dnia  następnego
 miesiąca    za  poprzedni
 miesiąc 
   -  j.w. 	
Wewnętrzne  komórki  jednostki	
   KS, PO

   
  
  KS , PO	

 XII.	 
 Dowody  księgowe ( wydatkowe )

	
-	faktury
-	rachunki
-	noty
-	pisma / dyspozycje /
-	akty notarialne
-	decyzje
-	inne

	
-	w terminie  odwrotnym  ,
nie później  niż  7 – go dnia
po otrzymaniu / sporządzeniu	
wszystkie
komórki
organizacyjne
jednostki	
   KS
   BU
   PO
Według   zakresu
działania

XIII.	

Dokumenty księgowe dotyczące wymiaru
podatków

	
-	deklaracje
-	wykazy
-	inne	

            

         - 	
-	wpływ z RG
 -    z zewnątrz	

        PO	

XIV.	
Inne dokumenty wewnętrzne

  1.	
 Wnioski   dotyczące  zmian  w  planie 
 finansowym  jednostki

-	wniosek 
	
 -  po   sporządzeniu	
wszystkie
komórki
organizacyjne
jednostki
	
 Skarbnik /BU
- po  wstępnym zaopiniowaniu
przez  KS wykorzystania
środków  przez 
UM jako jednostki
(majątkowe-kierownik KS; niemajątkowe – zastępca  kierownika KS)

  2.   .	
 Wnioski  na  posiedzenie  kierownictwa  w  części
 dotyczącej   spraw  finansowych ( poza  zmianami planów finansowych jednostki  )

	
 -  wniosek	
 - po  sporządzeniu	
wszystkie
komórki
organizacyjne jednostki	
Do zaopiniowania
przez Skarbnika
(majątkowe)
zastępcę skarbnika
( niemajątkowe)
przed  przekazaniem
do  Biura
Prezydenta   

       W  przypadku  wystąpienia  innych  ,  nie   ujętych  w  wykazie   tytułów , tryb , forma   i  termin   przekazania  dokumentów  powinien  być każdorazowo        
       uzgodniony  z  wewnętrzną   komórką  organizacyjną   jednostki   pionu   finansowego .
       Wystąpienie  nowych  pozycji    nie  wymaga  zmiany  Instrukcji.

                                                                                                                                                                                                                                                                                        

                                                                                                                                                                                                                    Załącznik nr  II / 4

Koordynatorzy
programów    finansowo  –  księgowych

 Lp.	
            Nazwa   programu
	
Administrator  Programów
Referat
Informatyki	
          Koordynator
            programu	 Wydział/
  Referat
  Symbol
  literowy	
          Uwagi

  / zakres  prac /	
   1	2	3	4	5	6	

1.	
Ewidencja 
środków   trwałych  i  przedmiotów       
                  	
Bartosz  
Raczyński
	
Jakubowska  Małgorzata
	 
 KS		

2. 
             O-                  	
Księgowość  budżetowa  
 jednostki  /  Zarządu	  
j.w.	
 Szymaniak  Halina                 

 Janiak  Dorota

 Pokornowska  Elżbieta

 Pokornowska  Elżbieta

 Kantarowska  Małgorzata
 
Stefańska   Urszula 	 
 BU

  KS
 
  KS

  KS
 
  KS

  PO  	
 - księgowość

 - planowanie

 -sprawozdawczość

 - księgowanie

 - księgowanie

 - księgowanie

3.	
Podatek  od  nieruchomości 
dla osób fizycznych 
/wymiar +księgowość/
	
  j.w.	
Szota  Jadwiga           

Białajczuk  Teresa
	 
  PO

  PO	
- wymiar

 - księgowość	

4.	
Podatek od nieruchomości
dla osób prawnych
/wymiar  + księgowość/
	
  j.w.	
 Pietrzak  Daniel

 Górniak  Magdalena
	  
 PO
 
  PO	
 - wymiar

 - księgowość	

5.	
Podatek rolny / leśny / nieruchomości 
dla osób fizycznych
/wymiar + księgowość/
	
  j.w.	 
Olejnik  Jadwiga

Górniak  Magdalena
	  
  PO

  PO	
- wymiar

 - księgowość	

6.	
Podatek  rolny / leśny /
dla  osób  prawnych 
/wymiar + księgowość /
	
  j.w.	 
Olejnik Jadwiga

Górniak  Magdalena
	 
  PO

  PO	
 - wymiar

 - księgowość	

7.	
Kadry  i  płace

Płatnik -  ZUS	 
 j.w.	
 Siepka  Justyna

 Piotrowska  Danuta
	 
  KS

  KS		

8.	
Obsługa   kasy
	 
 j.w.	
Rogacka Małgorzata
	 
  KS		

 9.	
Podatek  od  posiadania   psów 
	 
 j.w.	
Wesołowska     Teresa
	  
  PO		

10.	
Obsługa   mandatów   kredytowych
	
  j.w.	
Strzelecka   Dorota
	 
  PO		

11.	
Ewidencja  i  drukowanie   faktur
	 
 j.w.	
pracownicy  wystawiający  

faktury  

wewnętrzne
komórki
jednostki		

12.	
Ewidencja   i  drukowanie  przelewów

 j.w.	
Szymaniak   Halina

Kantarowska Małgorzata
 
Stefaniak  Aleksandra	
  BU

  KS
 
  PO

13.	
Podatek  od  środków  transportowych
/ wymiar  + księgowość /

 j.w.	 
Marcinkowski Tomasz

Strzelecka Dorota	 
 PO	
-  wymiar 

 -  księgowość	

14.	
Ewidencja  i  rozliczenie podatku  VAT
	 
 j.w.	
Stefańska  Urszula	  
PO		

15.	
Ewidencja  opłat  za   wieczyste 
użytkowanie

/ wymiar + księgowość /

 

 j.w.	
Jędro  Beata
Grochocińska  Sylwia	
RG

DG

PO
	
  -  wymiar

 - wymiar

- księgowość	

16.
	
Ewidencja  opłat   dzierżawnych

 / wymiar + księgowość /

  

  j.w.	

 Stachowiak   Katarzyna
	
RG

DG

PO	
-    wymiar

-    wymiar

 -    księgowość	
 
17.
	
Ewidencja opłat  nieprzypisanych	
j.w.	
Stefańska Urszula	
PO	
  -   księgowość	

Wdrożenia  innego programu / licencji  nie wymaga zmiany niniejszej Instrukcji.