Zasady załatwiania spraw w Urzędzie

Postępowanie w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej rozpoczyna się z chwilą złożenia w Urzędzie podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) lub wniosku. Postępowanie może rozpocząć się także z urzędu. Wniesienie podania do Urzędu może nastąpić drogą pisemną, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, faksu, poczty elektronicznej oraz ustnie do protokołu.

W podaniu należy wskazać przynajmniej imię i nazwisko osoby, która podanie wnosi do Urzędu, jej adres oraz określić żądanie. Podanie musi być podpisane zarówno przy wniosku pisemnym jak i ustnym do protokołu. W drugim przypadku protokół powinien być podpisany także przez osobę, która go sporządziła. Wskazanie osoby oraz jej adresu jest niezbędne dla indywidualizacji strony postępowania i możliwości ustalenia miejsca jej pobytu, w celem nawiązania z nią kontaktu (jeśli nie wskazano adresu podanie pozostawia się bez rozpoznania). Jeżeli osoba, która wnosi podanie do Urzędu nie może lub nie umie podpisać podania wtedy podpis może złożyć inna osoba, która została upoważniona przez osobę występującą do Urzędu z podaniem. Osoba ta może również zażądać potwierdzenia wniesienia podania do Urzędu, czego pracownik nie może odmówić.

Poza tym przepisy szczególne mogą ustalać dodatkowe elementy, które muszą znaleźć się w podaniu. Jeśli wnoszący pismo pominie je Urząd wezwie do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego. Przekazanie sprawy do organu właściwego następuje w drodze postanowienia.

Jeśli podanie dotyczy kilku spraw, zostało złożone do jednego organu, rozpatruje on podanie tylko w tej części, która go dotyczy. Postanowieniem informuje osobę, która wnosi podanie do Urzędu, że musi złożyć dodatkowe podania do innych organów, które właściwe są do rozpatrzenia pozostałych spraw.

Natomiast jeśli nie można ustalić właściwego organu, albo właściwym do rozpatrzenia sprawy jest sąd wtedy Urząd zwraca (w drodze postanowienia) podanie do wnoszącego

Na wszystkie postanowienia służy zażalenie

Każdy ma prawo żądać od Urzędu terminowego załatwienia swojej sprawy. Organ ma obowiązek załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki w trzech przypadkach:

• gdy sprawa może być rozpatrzona na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem załatwienia sprawy,
• w oparciu o dowody lub fakty powszechnie znane z urzędu organowi, który rozpatruje sprawę,
• na podstawie dowodów i faktów możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ.

Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego Urząd powinien rozpatrzyć sprawę w ciągu miesiąca, a w wyjątkowych przypadkach (gdy sprawa jest skomplikowana) w ciągu dwóch miesięcy. Nie wlicza się tutaj okresów opóźnień z przyczyn niezależnych od organu (np. działanie sił przyrody takich jak powódź, zaniechania innych organów, które są istotne do załatwienia sprawy, brak dokumentów, które strona ma obowiązek dostarczyć Urzędowi).

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie Urząd musi zawiadomić o tym strony i podać przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia (Samorządowe Kolegium Odwoławcze, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej). Jeśli uzna on, że zażalenie jest uzasadnione wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy.

Często razem z podaniem kierowanym do Urzędu należy dołączyć dodatkowe dokumenty, dlatego należy wcześniej dowiedzieć się jakie dokumenty są wymagane, gdzie można je uzyskać lub skąd pobrać odpowiednie druki, a także w jakiej formie powinny one być dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Szczegółowych informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie korzystając z danych teleadresowych zamieszonych w BIP.

Wszystkie dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest przestępstwem. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd urzędnika za pomocą dokumentów sfałszowanych. Naruszenie tych zasad powoduje odpowiedzialność karną.

Pracownik załatwiający sprawę ma również obowiązek udzielić informacji dotyczących opłaty skarbowej uiszczanej przy składaniu wniosku: czy jest ona wymagana, jeśli tak, to w jakiej wysokości i w jaki sposób należy dokonać wpłaty. Najczęściej opłatę skarbową można uiścić w kasie w siedzibie Urzędu. Możliwe jest także dokonanie wpłaty poprzez zakup znaczków skarbowych dostępnych np. na poczcie lub w bankach.

Od decyzji wydanej przez Urząd w pierwszej instancji można odwołać się do organu wyższego stopnia (chyba, że ustawa przewiduje inny organ odwoławczy). Urząd ma obowiązek w wydanej przez siebie decyzji umieścić informacje o możliwości odwołania się. Nie trzeba szczegółowo uzasadniać odwołania, wystarczy aby wynikało z niego, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji za pośrednictwem organu, który wydał decyzje w ciągu 14 dni od doręczenia stronie decyzji. W przypadku, gdy decyzja została ogłoszona ustnie - 14 dni od dnia ogłoszenia jej stronie. Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji, chyba że decyzji został nadany rygor natychmiastowej wykonalności lub decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy.